Das Importwerkzeug

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Das Import-Tool verwendet eine Tabellenkalkulation, um die Agenda Ihrer Veranstaltung mit Räumen, Sitzungen und
Präsentationen mit Rednern.

Die Vorlage für die Importkalkulationstabelle

Eine Excel-Tabellenvorlage steht zum Download bereit hier. Bitte beachten Sie: Wenn Sie bereits eine Tabelle haben (oder eine exportieren können), ist es möglicherweise bequemer, die Änderungen in dieser Tabelle vorzunehmen.

Die Excel-Tabelle enthält eine Spalte für jede der Eingaben, die das Import-Tool akzeptieren kann, mit farblich gekennzeichneten Überschriften:

  • Grün: Wichtige Informationen, wie z. B. der Titel der Sitzung oder der Name des Sprechers.
  • Blau: ID-Nummern, die, wenn sie leer gelassen werden, vom Importtool automatisch erstellt werden (die Bearbeitung dieser Nummern ist optional und wird im Allgemeinen nicht empfohlen).
  • Gelb: Optionale Felder, die leer gelassen oder ausgefüllt werden können, um zusätzliche Informationen für die Anzeige auf digitalen Schildern oder für Moderatoren/Sitzungsleiter anzuzeigen. Standardmäßig sind diese Spalten ausgeblendet. Um sie einzublenden, klicken Sie auf das Symbol ➕ über der Spalte neben dem betreffenden Abschnitt.
  • Grau: Eine verborgene Spalte, die dazu dient, die korrekte Sitzungsart-ID zu generieren. Bitte bearbeiten Sie diese Spalte nicht.

Welche Informationen können importiert werden?

Nachfolgend finden Sie eine Liste aller Daten, die mit unserem Tool in Ihre Slidecrew-Veranstaltung importiert werden können, unterteilt in einzelne Abschnitte:

Informationen zur Sitzung

  • Sitzungs-ID - Wenn Sie nichts angeben, wird für jede Sitzung automatisch eine ID-Nummer vergeben.
    Es können jedoch benutzerdefinierte IDs eingegeben werden, sofern es sich um ganze Zahlen handelt
  • Titel der Sitzung (erforderlich) - der Name der Sitzung
  • Sitzungsart-ID (nicht bearbeiten) - Eine verborgene Spalte für die Zuweisung eines Sitzungstyps innerhalb des Veranstaltungsportals, bitte nicht bearbeiten.
  • Sitzungstyp (erforderlich) - Eine Dropdown-Liste mit 4 Optionen, aus denen Sie wählen können:
    • Breakout-Sitzung - die Standardsitzung, mit Präsentationen
    • E-Postersitzung - Präsentationen innerhalb dieser Sitzung werden als E-Poster-Einreichungen zugewiesen
    • Probe - Die Präsentationen funktionieren wie bei der Sitzungsart "Breakout", werden aber nicht auf der digitalen Beschilderung angezeigt.
    • Breakslide - Die Präsentationen funktionieren wie bei der Sitzungsart "Breakout", werden aber nicht auf der digitalen Beschilderung angezeigt.
  • Datum der Sitzung (erforderlich) - der Veranstaltungstag der Sitzung, diese Spalte
  • Startzeit der Sitzung und Endzeit der Sitzung (erforderlich) - diese Spalten akzeptieren nur Einträge im Zeitformat "HH:mm". Die Endzeit muss nach der Startzeit liegen.
  • Sitzungsraum-ID - Wenn Sie dieses Feld leer lassen, wird automatisch eine ID-Nummer für jeden Raum vergeben. Es können jedoch benutzerdefinierte IDs eingegeben werden, sofern es sich um ganze Zahlen mit mindestens 3 Ziffern handelt.
  • Sitzungsraum (erforderlich) - der Name des Raums, in dem die Sitzung stattfinden wird.
  • Untertitel der Sitzung (optional) - ein optionaler Untertitel für den Sitzungsnamen.
  • Themen der Sitzung (optional) - ein optionales Feld zur Auflistung der in der Sitzung behandelten Themen.
  • Sitzungsstrom (optional) - ein Feld zur Eingabe des Stream-Links für diese Sitzung, derzeit nur als Ort für diejenigen mit Portalzugang, um Stream-Links leicht zu finden

Informationen zum Moderator (Sitzungsleiter)

  • Stuhl-ID - Wenn Sie dieses Feld leer lassen, wird für jeden Sitzungsleiter/Moderator automatisch eine ID-Nummer vergeben. Es können jedoch benutzerdefinierte IDs eingegeben werden, sofern es sich um ganze Zahlen handelt.
  • Vorname des Vorsitzenden (erforderlich) - Vorname des Sitzungsleiters/Moderators
  • Nachname des Vorsitzenden (erforderlich) - Nachname des Sitzungsleiters/Moderators
  • Titel des Lehrstuhls (fakultativ) - Titel des Sitzungsleiters/Moderators, z. B. Herr, Frau oder Dr.
  • Lehrstuhl Stellenbeschreibung (optional) - ein optionales Feld zur Angabe der Berufsbezeichnung des Sitzungsleiters/Moderators.
  • Stuhl Unternehmen (fakultativ) - ein fakultatives Feld zur Angabe des Firmennamens des Sitzungsleiters/Moderators.
  • Stuhl Stadt (fakultativ) - ein fakultatives Feld zur Angabe des Ortes für den Sitzungsleiter/Moderator.
  • Vorsitz Land (optional) - ein optionales Feld zur Angabe des Landes des Sitzungsleiters/Moderators.
  • Lehrstuhl E-Mail (optional) - Erforderlich, wenn die Sitzungsleiter eine "Moderatoren"-E-Mail erhalten sollen (siehe Seite mit den E-Mail-Vorlagen).
  • Biografie des Lehrstuhls (optional) - ein optionales Feld zur Angabe weiterer Informationen über den Sitzungsleiter/Moderator, das in der Moderatoren-App angezeigt wird.

Informationen zur Präsentation

  • Präsentation ID - Wenn Sie dieses Feld leer lassen, wird für jede Präsentation automatisch eine ID-Nummer vergeben. Es können jedoch benutzerdefinierte IDs eingegeben werden, sofern es sich um ganze Zahlen handelt.
  • Titel der Präsentatione (erforderlich) - der Name der Präsentation
  • Dauer der Präsentation (erforderlich) - Wie viel Zeit ist für diese Präsentation vorgesehen, bitte geben Sie die Informationen in dieser Spalte in Stunden und Minuten an (H:mm)
  • Untertitel der Präsentation (optional) - ein optionaler Untertitel für die Präsentation
  • Bestellung der Präsentation (fakultativ) - die Reihenfolge (von der ersten bis zur letzten), in der die Präsentationen innerhalb einer Sitzung erscheinen sollen
  • Zusammenfassung der Präsentation (fakultativ) - ein fakultatives Feld zum Hinzufügen einer Zusammenfassung der Präsentation
  • Präsentation ist Panel (optional) - wählen Sie "true" oder "false" aus dem Dropdown-Menü. Wenn eine Präsentation als Panel markiert ist, werden keine Dateien erwartet, und sie wird auf der Agenda-Seite grün (markiert) angezeigt.
  • Präsentation ist ferngesteuert (optional) - wählen Sie "true" oder "false" aus dem Dropdown-Menü. Wenn eine Präsentation als "remote" markiert ist, wird davon ausgegangen, dass der Redner aus der Ferne präsentiert, und er erhält die E-Mail "Remote" (siehe E-Mail-Vorlage).

Informationen für Sprecher

  • Sprecher-ID - Wenn Sie dieses Feld leer lassen, wird für jeden Lautsprecher automatisch eine ID-Nummer vergeben. Es können jedoch benutzerdefinierte IDs eingegeben werden, sofern es sich um ganze Zahlen handelt.
  • Vorname des Sprechers (erforderlich) - Der/die Vorname(n) des Redners
  • Nachname des Sprechers (erforderlich) - Der/die Nachname(n) des Redners
  • Titel des Sprechers (fakultativ) - Titel des Sprechers, z. B. Herr, Frau oder Dr.
  • E-Mail des Sprechers (optional) - unerlässlich für den Versand der Massen-E-Mails an die Redner mit ihren Upload-Links.
  • Stellenbeschreibung Sprecher (fakultativ) - ein fakultatives Feld zur Angabe der Berufsbezeichnung des Sprechers
  • Sprecher Unternehmen (fakultativ) - ein fakultatives Feld zur Angabe des Firmennamens des Redners
  • Sprecher Stadt (fakultativ) - ein fakultatives Feld zur Angabe der Stadt des Sprechers
  • Sprecher Land (optional) - ein optionales Feld zur Angabe des Landes des Sprechers
  • Biografie des Sprechers (optional) - ein optionales Feld für weitere Informationen über den Sprecher, das in der Moderatoren-App angezeigt wird.

Hinzufügen mehrerer Redner oder Moderatoren

Bei Präsentationen oder Postern mit mehr als einem Redner, füllen Sie zusätzliche Zeilen mit demselben
Name der Sitzung und Name des Vortrags, aber Ersetzen der Angaben des ersten Sprechers durch die Angaben des nächsten Sprechers
speaker (siehe Abbildung).


Optionale Informationen zu Sitzungen, Präsentationen und Rednern, die bereits in einer früheren Version hinzugefügt wurden
Zeile muss nicht erneut eingegeben werden.
In der nachstehenden Abbildung sind beispielsweise für die Präsentation "Sprechen unter Druck" alle optionalen
Felder in der ersten Zeile ausgefüllt werden.

Solange das Import-Tool jedoch über genügend Details verfügt (z. B. identische Sitzung und Präsentation), kann
Namen oder IDs) mit einer bereits bestehenden Sitzung und Präsentation abzugleichen, die zusätzlichen Details
kann leer gelassen werden.
In dem Beispielbild wird eine neue Präsentation mit dem Untertitel und der Dauer als
drei Redner auf der rechten Seite.

So importieren Sie einen neuen Datensatz

1. Wählen Sie die Registerkarte "Importe" unter dem Menü "Kern".

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Datei auswählen" und wählen Sie das Tabellenblatt aus, das Sie importieren möchten.

3. Das Import-Tool zeigt eine Vorschau der ersten Zeilen jeder Spalte in Ihrer Kalkulationstabelle an und versucht, die Spalten den benötigten Informationen zuzuordnen.
Oben in jeder Spalte befindet sich die Spaltenüberschrift der Kalkulationstabelle mit einem Dropdown-Menü mit Optionen für Daten, die das Tool importieren kann.
Wenn das Tool eine Spalte nicht korrekt zugeordnet hat oder eine Spalte in Ihrer Kalkulationstabelle nicht als wichtig erkannt hat, öffnen Sie das Dropdown-Menü und wählen Sie die entsprechende Option.

4. Wenn Sie sicher sind, dass alle relevanten Spalten übereinstimmen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Import starten". Der Importprozess zeigt an, was er tut, und informiert Sie, wenn er beendet ist oder ein Fehler auftritt.

Wenn beim Importieren ein Fehler auftritt und Sie nicht wissen, wie Sie vorgehen sollen, wenden Sie sich bitte an uns.

Timer-Steuerung

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Wenn eine Präsentationsdatei über eine unserer Apps zur Dateiverteilung (Kiosk oder Techniker) geöffnet wird, wird automatisch ein Countdown-Timer für die Dauer der Präsentation gestartet. Dieser ist oben rechts in der Moderatoren-App sichtbar.

Es gibt auch eine Reihe von Steuerelementen, mit denen Sie die verbleibende Zeit ändern oder eine Nachricht auf dem Timer-Bildschirm anzeigen lassen können:

  • Zeit einstellen - öffnet ein Pop-up-Fenster zum Bearbeiten der verbleibenden Zeit
  • Uhr - Wenn keine Präsentation läuft, wird anstelle des Countdowns die aktuelle Zeit angezeigt. Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, wird die aktuelle Zeit angezeigt und der Timer zwischen automatischer und manueller Steuerung umgeschaltet.
  • Auto - zwingt den Timer zurück zur automatischen Steuerung, bei der der Countdown beginnt, sobald eine Präsentationsdatei geöffnet wird.
  • Nachricht - öffnet ein Pop-up-Fenster mit einer Auswahl an voreingestellten Nachrichten und einem Textfeld zur Eingabe einer eigenen Nachricht. Wenn die Schaltfläche "Senden" gedrückt wird, erscheint die Nachricht auf dem Timer-Bildschirm. Auf diese Weise können Sie eine Nachricht diskret an den aktuellen Moderator senden.

Kiosk-App

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Die Kiosk-App ist als eigenständige Dateiverwaltungsapplikation konzipiert, d. h. für die Bedienung ist abgesehen von der Einrichtung kein Techniker im Raum erforderlich. Die einfache Benutzeroberfläche ist so konzipiert, dass die Redner ihre Präsentationsdateien leicht finden und ohne Hilfe öffnen können.

Während die App läuft, sucht sie ständig nach neuen Dateien oder Dateiversionen und lädt alle Updates herunter.

Starten einer Präsentation

Im Leerlauf listet die App die Sitzungen in dem zugewiesenen Raum für diesen Tag auf. Wenn zwei Bildschirme verwendet werden, wird auf beiden Bildschirmen die gleiche Liste von Sitzungen angezeigt.

Um eine Präsentation zu starten:

1. Klicken (oder tippen Sie auf einen Touchscreen) auf die aktuelle Sitzung. Dadurch wird der Bildschirm von der Auflistung der Sitzungen zur Auflistung der Präsentationen innerhalb der ausgewählten Sitzung geändert.

2. Klicken Sie auf die Präsentation in der Liste.

3. Wenn nur eine Datei für diese Präsentation hochgeladen wurde, wird die Datei geöffnet, und wenn es sich um eine PowerPoint-Datei handelt, beginnt die Diashow.

4. Wenn für die ausgewählte Präsentation mehrere Dateien hochgeladen wurden, wird ein Popup-Fenster mit einer Liste dieser Dateien angezeigt. Klicken Sie auf die gewünschte Datei, um sie zu öffnen. Wenn es sich bei der Datei um eine PowerPoint-Datei handelt, beginnt die Diashow.

Die Kiosk-Schnittstelle

Die Sitzungen sind chronologisch geordnet, und jeder Block zeigt die Anfangs- und Endzeiten für diese Sitzung an.

Wenn Sie die Präsentationen für eine Sitzung ansehen, wird jeder Block angezeigt:

  • Name der Präsentation
  • Anfangs- und Endzeiten
  • Name und Profilbild (falls vorhanden) für jeden zugewiesenen Sprecher
  • Die Anzahl der für die Präsentation heruntergeladenen Dateien
    • Wenn das Herunterladen einer Datei noch im Gange ist, werden stattdessen ein Download-Symbol und ein Prozentsatz für den Abschluss angezeigt.

Wenn eine Präsentation mehrere Dateien enthält, zeigt das Popup-Fenster die folgenden Informationen oder jede einzelne an:

  • Name der Datei
  • Uploader
  • Größe der Datei
  • Datum und Uhrzeit des Hochladens der letzten Version
  • Zustand herunterladen

Branding

Da die Kiosk-App so konzipiert ist, dass sie sowohl von den Rednern als auch von den Teilnehmern einer Veranstaltung gesehen werden kann, sind die verwendeten Bilder, Farben und Schriftarten anpassbar. Dies geschieht durch die Auswahl eines Stils für den Raum, das Gerät oder die Sitzung. Weitere Informationen finden Sie in dem Artikel Stile.

Menü Einstellungen

Da die Kiosk-App so konzipiert ist, dass sie von den Sprechern direkt verwendet werden kann, gibt es kein Hamburger-Symbol für den Zugriff auf das Einstellungsmenü wie im Software-Manager.

Stattdessen ist der Verbindungsindikator (grüner Kreis rechts neben dem Raumnamen) gleichzeitig die Menütaste. Die verfügbaren Einstellungen sind dieselben wie im Software-Manager, weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel.

Techniker-App

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Die Techniker-App ist eine von zwei Dateiverwaltungs-Apps und wurde für Räume entwickelt, die von einem speziellen Raumtechniker betrieben werden, der die Präsentationsdateien anstelle der Sprecher öffnet. Das bedeutet, dass die Schnittstelle dem Techniker im Vergleich zur Kiosk-App mehr Informationen und Kontrolle bietet.

Während die App läuft, sucht sie ständig nach neuen Dateien oder Dateiversionen und lädt alle Updates herunter.

Im Hauptbereich der App werden die Vorträge des aktuellen Tages aufgelistet, chronologisch geordnet und nach Sitzungen unterteilt. Oben befindet sich eine Reihe von Schaltflächen, eine für jede Sitzung, die die Anfangszeiten für jede Sitzung anzeigen. Klicken Sie auf eine dieser Schaltflächen, um zu dieser Sitzung zu springen.

Präsentation Blöcke

Jede Präsentation innerhalb einer Sitzung wird als Block mit angezeigt:

  • Startzeit
  • Endzeitpunkt
  • Dauer
  • Vortragstitel
  • Lautsprecher
  • Anzeige des Dateistatus

Die Dateistatusanzeige zeigt die Anzahl der Dateien an, die sich derzeit auf dem Gerät für diese Präsentation befinden. Wenn eine oder mehrere Dateien heruntergeladen werden, ändert sich die Anzeige von einem Seitensymbol zu einem Download-Symbol und einer Prozentangabe.

Jeder Präsentationsblock kann erweitert werden, um weitere Details zu den einzelnen Dateien anzuzeigen, indem Sie auf den Abwärtspfeil links neben dem Block klicken.

Wenn Sie auf einen Dateiblock klicken, wird die Datei geöffnet, und wenn es sich um eine PowerPoint-Datei handelt, wird die Diashow gestartet, so dass der Redner übernehmen kann.

Menü Einstellungen

Das Hamburger-Symbol oben rechts öffnet das gleiche Menü wie im Software-Manager. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Software-Manager.

Moderator-App

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Im Slidecrew-System umfasst der Begriff "Moderator" auch den Sitzungsleiter. Die App dient dazu, Informationen über die Präsentationen, Redner und Dateien zu liefern, die in dem betreffenden Raum stattfinden.

Informationen zu Präsentation und Referent

Im Hauptbereich der Moderatoren-App werden die Präsentationen des Tages aufgelistet, die in dem zugewiesenen Raum stattfinden, chronologisch geordnet und nach Sitzungen aufgeteilt.

Wenn Sie auf eine Präsentation klicken, werden auf der linken Seite des Bildschirms weitere Informationen über die Sprecher und die zu dieser Präsentation hochgeladenen Dateien angezeigt.

Dateivorschauen

Wenn eine Präsentationsdatei in das Slidecrew-System hochgeladen wird, wird eine PDF-Version davon für die Moderatoren-App generiert. Wenn Sie in der Moderatoren-App auf eine Präsentation klicken, erscheint unten links auf dem Bildschirm eine Liste der hochgeladenen Dateien. Wenn Sie auf eine der Dateien klicken, wird die Datei in unserem PDF-Viewer geöffnet, so dass die Moderatoren die Folien durchsehen können.

Timer-Steuerung

Eine Miniaturversion des Raumtimers steht dem Moderator oben rechts auf dem Bildschirm zur Verfügung und verfügt über die gleichen Bedienelemente.

Weitere Informationen zur Funktionsweise des Timers finden Sie im Artikel Timer-App.

SSC-Warteschlangen-Bildschirm

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Dies ist ein Digital Signage-Display, das die in das SSC-Wartesystem aufgenommenen Redner informiert.

Auf der linken Seite des Bildschirms werden alle Benutzer aufgelistet, die sich derzeit in der Warteschlange befinden, mit zusätzlichen Hinweisen neben ihrem Namen, wenn sie etwas unternehmen müssen, z. B. zu einer Check-in-Station gehen.

Auf der rechten Seite des Bildschirms befindet sich eine Liste der Geräte, die als SSC-Check-in-Stationen eingerichtet sind, und der Personen, die ihnen derzeit zugewiesen sind.

Speakers Service Center App

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Die Speaker Service Centre App (SSC App) ist eine Self-Check-in-Station. Sie ist so konzipiert, dass sie mit ein bis zwei Bildschirmen funktioniert. Auf dem ersten Bildschirm finden die wichtigsten Benutzerinteraktionen statt, während der zweite Bildschirm entweder als Beschilderung mit der Stationsnummer oder als Vorschau darauf dient, wie die Kiosk-App in einem Präsentationsraum aussehen und sich verhalten wird.

SSC App Check-in Prozess

Zunächst zieht ein SSC-App-Gerät den nächsten verfügbaren Sprecher, der in der SSC-Warteschlange wartet, zu sich, aktualisiert den Warteschlangenbildschirm und wechselt von einem Leerlaufbildschirm zu einem Bestätigungsbildschirm für diesen Sprecher.

Um fortzufahren, muss der Sprecher seine Identität bestätigen, indem er auf die Schaltfläche "Das bin ich!" unter seinem Namen (und Profilbild, falls vorhanden) klickt.

SSC App - Bestätigungsbildschirm

Nach der Anmeldung werden auf dem Hauptbildschirm die Sitzungen aufgelistet, in denen sie Vorträge gehalten haben.

SSC App Hauptbildschirm - Liste der Präsentationen

Der zweite Bildschirm zeigt ebenfalls eine Liste der Sitzungen und Präsentationen, allerdings im Stil der Kiosk-App. Wenn Sie auf eine Sitzung klicken, werden die Präsentation(en) des Sprechers für diese Sitzung sowie die bereits hochgeladenen Dateien zu jeder Präsentation angezeigt.

Sobald der Sprecher seine Identität bestätigt, werden die Dateien automatisch auf das SSC-Gerät heruntergeladen. Der Fortschritt des Herunterladens wird in jedem Informationsfeld der Dateien angezeigt.

App-spezifische Einstellungen

Die SSC-App verfügt über einige Einstellungen, die in anderen Apps nicht zu finden sind. Um den Zugriff auf die Einstellungen diskreter zu gestalten, ist die Menütaste als Verbindungsanzeige (der grüne Kreis unten links auf dem Bildschirm) anstelle des üblichen Burgersymbols versteckt. Die zusätzlichen Einstellungen sind:

  • Explizit zuweisen - wenn diese Option aktiviert ist, zieht diese Station keine Benutzer aus der SSC-Warteschlange. Stattdessen müssen sie der Station manuell zugewiesen werden.
  • Hochladen zulassen - aktiviert oder deaktiviert das Hochladen neuer Dateien über die SSC-App an dieser Station.
  • Bearbeitung zulassen - aktiviert oder deaktiviert die Dateibearbeitung über die SSC-App an dieser Station.

Quick File Check

Um die Datei zu durchsuchen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Dateiscan". Daraufhin öffnet sich ein Popup-Fenster mit einer Seite-für-Seite-Vorschau der Datei, wobei mögliche Probleme auf der rechten Seite des Fensters hervorgehoben werden.

Die Farbe der Schaltfläche "Dateiscan" zeigt auch an, wie schwerwiegend das Analysetool die potenziellen Probleme für diese Datei einschätzt:

  • Grau - keine Probleme
  • Gelb - kleinere Probleme
  • Rot - größere Probleme

Bearbeiten einer Datei

Wenn die Dateibearbeitung aktiviert ist, klicken Sie auf das Stift- und Papiersymbol oben rechts im Dateiblock. Dadurch wird die eigentliche Datei geöffnet und nicht nur eine Vorschau. Stellen Sie sicher, dass alle Änderungen gespeichert werden, bevor Sie die Datei schließen, um sicherzustellen, dass sie aktualisiert wird.

Hochladen einer Datei

Wenn das Hochladen von Dateien aktiviert ist, wird unter den bereits hochgeladenen Dateien für jede Präsentation ein großer Drag-and-Drop-Bereich angezeigt. Die Redner können die hochzuladende(n) Datei(en) entweder über diesen Bereich ziehen oder auf eine beliebige Stelle in diesem Bereich klicken, um den Datei-Explorer zu öffnen, aus dem sie ihre Dateien auswählen können.

Löschen einer Datei

Der Block für jede Datei hat oben rechts eine Schaltfläche mit einem Mülleimer-Symbol. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die Datei zu löschen.

Anforderung von Hilfe

Wenn ein Sprecher Hilfe benötigt, kann er diese anfordern, indem er auf die Schaltfläche "Hilfe" oben rechts auf dem Hauptbildschirm klickt. Dadurch wird die Kopfzeile der App rot hervorgehoben und auf beiden Bildschirmen erscheint die Meldung "Hilfe erforderlich". Wenn Sie erneut auf die Schaltfläche "Hilfe" klicken, wird die Anforderung deaktiviert.

Ändern von Benutzerdetails

Nach dem Einloggen erscheinen der Name und das Profilbild des aktuellen Benutzers oben links auf dem Hauptbildschirm. Wenn Sie darauf klicken, öffnet sich ein Pop-up-Fenster, in dem der Benutzer seine persönlichen Daten aktualisieren kann. Nachdem die Änderungen vorgenommen wurden, sollte der Benutzer auf die Schaltfläche "Speichern" klicken, bevor er das Popup-Fenster schließt, damit sie erhalten bleiben.

In diesem Pop-up-Fenster gibt es auch die Möglichkeit, eine weitere E-Mail zum Hochladen an den Sprecher selbst zu senden. Dies ist für Situationen gedacht, in denen die Verwendung des Upload-Links in der E-Mail einfacher ist als die Übertragung der Datei auf das SSC-Gerät.

Abmeldung

Sobald der Benutzer sicher ist, dass alle Dateien geprüft, bearbeitet oder hochgeladen wurden, kann er die Schaltfläche "Abmelden" oben rechts auf dem Hauptbildschirm verwenden, um seine Sitzung an der SSC-Station zu beenden. Dadurch wird die SSC-Station in den Ruhezustand versetzt, und nach einigen Sekunden wird der nächste Benutzer aus der SSC-Warteschlange gezogen, sofern diese Option aktiviert und ein Benutzer verfügbar ist.

Zeitüberschreitung bei Inaktivität

Wenn der Sprecher keine Datei geöffnet hat und nach der Anmeldung 5 Minuten lang nicht mit der App interagiert hat, wird ein Popup-Fenster mit der Meldung angezeigt:

"Sind Sie noch im Dienst? Sie werden in 60 Sekunden automatisch abgemeldet"

Die 60 Sekunden werden heruntergezählt, und wenn die Schaltfläche "Bestätigen" in dieser Zeit nicht angeklickt wird, wird der Benutzer abgemeldet, und die Station kehrt in den Ruhezustand zurück. Damit soll verhindert werden, dass die Check-in-Stationen besetzt bleiben, wenn ein Sprecher bereits gegangen ist.

Sprecher-Upload-Seite

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Wenn der Tag {uploadlink} oder {uploadlinks} in der an die Redner gesendeten E-Mail verwendet wird, enthält die E-Mail einen Link zu einer personalisierten Seite zum Hochladen von Dateien. Jeder Redner erhält einen eindeutigen Link, über den er Dateien nur für die ihm zugewiesenen Präsentationen hochladen und verwalten kann.

Wenn ein Redner seine Präsentationsdateien hochlädt, hat er die Möglichkeit, die Veröffentlichung seiner Folien zu erlauben oder nicht. Wenn die Erlaubnis erteilt wird, wird eine PDF-Version der Datei auf der Veröffentlichungsseite für die Veranstaltung zur Verfügung gestellt, wenn diese Funktion genutzt wird.

Wenn Änderungen am Programm vorgenommen werden und der Redner zu einem Vortrag hinzugefügt oder aus diesem entfernt wird, wird dies auch auf der Seite für den Upload des Redners angezeigt.

E-Mail-Vorlagen-Editor

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Um eine E-Mail-Vorlage einzurichten, wählen Sie in der Kopfzeile des Portals "Veranstaltung" und dann die Registerkarte "E-Mail-Vorlagen". Auf der linken Seite der Seite finden Sie eine Liste der bereits erstellten Vorlagen (falls vorhanden) und eine rote "+"-Schaltfläche zum Hinzufügen einer neuen Vorlage.

Der Rest der Seite ist der Editor für die aktuell ausgewählte Vorlage, mit den folgenden Feldern und Funktionen:

  • E-Mail-Name - Dieser Name wird in der Liste der Vorlagen auf der linken Seite angezeigt und ist nur für die Verwendung innerhalb des Portals bestimmt. E-Mail-Empfänger sehen diesen Namen nicht.
  • Betreff - Der Betreff der E-Mail, die die Empfänger erhalten.
  • Absenderadresse - Die Adresse, von der die E-Mail gesendet wird. Standardmäßig ist dies eine Slidecrew-Adresse, kann aber auf eine allgemeinere E-Mail eingestellt werden, die den Slidecrew-Namen nicht enthält, wenn Sie sich für das Whitelabelling entscheiden.
  • Absendername - Der Name, von dem die Empfänger die E-Mail erhalten.
  • Antwortadresse - Wenn ein Empfänger auf "Antwort" klickt, geht seine Antwort standardmäßig an ein Slidecrew-Supportkonto, kann aber an eine E-Mail Ihrer Wahl weitergeleitet werden. Wir empfehlen, diese Funktion zu nutzen, um die Kommunikationskette zwischen Veranstaltern und Referenten mit Fragen zu verkürzen
  • E-Mail-Text-Editor - Hier entwerfen Sie die E-Mail für Ihre Veranstaltung und verwenden Tags (siehe Abschnitt "Tags" weiter unten), um spezifische Informationen für jeden Empfänger einzugeben.
  • Sendezeit - Der Versand der Massen-E-Mail beginnt zu dem hier eingestellten Datum und der Uhrzeit. Der Versand der einzelnen E-Mails wird zeitlich gestreckt, um zu vermeiden, dass sie als Spam markiert werden, wenn z. B. mehrere Redner E-Mail-Adressen auf demselben E-Mail-Server verwenden. Aus diesem Grund kann es einige Zeit dauern, bis alle E-Mails versendet sind, je nachdem, wie viele Empfänger es gibt und ob mehrere E-Mails für denselben Tag in der Warteschlange stehen.
  • E-Mail senden an - In diesem Abschnitt wird gefiltert, wer die E-Mail auf der Grundlage seines Benutzertyps oder seiner "Rolle" erhält. Weitere Informationen finden Sie auf der Seite Benutzer. Derzeit wird die E-Mail immer nur an Referenten gesendet. In zukünftigen Updates werden die Sendeoptionen jedoch auch Benutzer mit den folgenden Rollen für die Veranstaltung umfassen:
    • Redner
    • Techniker Moderatoren
    • Hosts
    • Mitglieder des Gremiums
    • Teilnehmer
    • Abstract Submitter (in Erwartung der Implementierung von Abstracts in das v2 Portal)
    • E Poster Submitter (in Erwartung der Implementierung von E Postern in das v2 Portal)
  • Schaltfläche "Löschen" - löscht die aktuell ausgewählte E-Mail-Vorlage
  • Schaltfläche "Test empfangen" - sendet eine E-Mail auf der Grundlage der aktuellen Vorlage und ihrer {tags} an die E-Mail-Adresse des Kontos, mit dem Sie angemeldet sind.
  • "Speichern" - speichert alle Änderungen, die an der aktuell ausgewählten E-Mail-Vorlage vorgenommen wurden. Bitte stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Fortschritt speichern, bevor Sie die Vorlage wechseln und die Seite verlassen, um eine Test-E-Mail zu senden.

Tags

Tags sind bestimmte Wörter oder Ausdrücke, die in geschweiften Klammern enthalten sein müssen und die das Slidecrew-System verwendet, um bestimmte Informationen, wie den Namen des Empfängers oder den Namen des Ereignisses, einzutragen. Verfügbare Tags sind:

  • {Vollname} Vollständiger Name des Empfängers (z. B. John Smith)
  • {Vorname} Vorname des Empfängers (z. B. John)
  • {Nachname} Familienname des Empfängers (z. B. Smith)
  • {Ereignisname} Name der Veranstaltung (Advancements in Integrated Healthcare 2023)
  • {uploadlink} Die URL zur Upload-Seite
  • {Präsentationen} Die Liste der Präsentationen für diesen Benutzer
  • {uploadlinks} Sowohl der Upload-Link als auch die Liste der Präsentationen

Der Software-Manager

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Der Software-Manager ist Ihr Ausgangspunkt für alle Apps, die Slidecrew zur Verfügung stellt. Die Apps sind in 4 Registerkarten unterteilt, jede mit einer oder mehreren Optionen:

  1. Zimmer
    • Techniker - Dateiverteilung, verwaltet von einem Raumtechniker
    • Moderator - Überblick über Sitzungen, Präsentationen und Rednerinformationen für Moderatoren
    • Timer - Automatischer Countdown-Timer für die Präsentation mit manueller Steuerung
    • Kiosk - Dateiverteilung, einfache Schnittstelle für Redner, um ihre eigenen Präsentationen zu starten
  2. Beschilderung
    • Raumbeschilderung - Zeigt die anstehenden Sitzungen für den angegebenen Raum an
  3. Speaker-Service-Center
    • Speaker Service Centre - Self-Check-in-Station für Referenten
    • SSC-Warteschlange - Warteschlangenanzeige, die anzeigt, welche Sprecher den einzelnen Stationen zugewiesen sind und wer noch auf der Warteliste steht.
    • Server - Legt dieses Gerät als lokalen Server für das Ereignis fest (die Serverlizenz muss zuerst festgelegt werden).
  4. Benutzerdefiniert
    • Bildschirmmatrix - Ermöglicht benutzerdefinierte Mehrfachbildschirm-Konfigurationen

Menü Einstellungen

Oben rechts befindet sich außerdem eine Menütaste, über die eine Reihe von Einstellungen und Informationen abgerufen werden können:

  • Serverlizenz - Wenn dieses Gerät als lokaler Server fungieren soll, wird hier der Serverlizenzschlüssel eingegeben (derzeit auf der Seite Geräte im Portal verfügbar).
  • Gerät zurücksetzen - Wenn ein Gerät mit einem anderen Raum oder Ereignis gekoppelt werden muss, wird es auf diese Weise zurückgesetzt.
  • Timer Master - Wenn mehrere Geräte im gleichen Raum zum Starten von Präsentationsdateien verwendet werden, löst nur der Time Master automatisch den Countdown-Timer aus.
  • Verbundene Geräte - eine Liste anderer Geräte, die demselben Raum zugeordnet sind.
  • Ereignistag - Dies ist ein Schalter zum Wechseln des Ereignistages. Es wird standardmäßig der Gerätetag verwendet, aber dies kann durch Auswahl eines anderen Veranstaltungstages aus dem Dropdown-Menü überschrieben werden. Nützlich für Probentage, um einen Vorsprung beim Herunterladen von Dateien für den nächsten Tag zu erhalten.
  • Zwischenspeicherort - Standardmäßig werden die auf das Gerät heruntergeladenen Präsentationsdateien in einem Ordner auf dem Desktop gespeichert, dies kann jedoch auf einen Ordner in "Dokumente" umgestellt werden.
  • Verbindungsinformationen - Einige Informationen über das Gerät und seine Verbindung zum Server.

Unten rechts im Software-Manager befindet sich ein Glockensymbol. Wenn die Software auf eine neue Version aktualisiert wurde, erhalten Sie hier eine Benachrichtigung.