Installieren, Koppeln und Zurücksetzen

Installieren der Anwendungen

Alle Apps werden über einen einzigen Software-Manager gestartet, der über das Widget "Tools" auf dem Dashboard heruntergeladen werden kann.

Sobald die Datei heruntergeladen ist, führen Sie das Installationsprogramm aus. Dies sollte den Software-Manager unter C:/slidecrew/ installieren und eine Verknüpfung auf dem Desktop Ihres Geräts erstellen.

Ein Gerät koppeln

Nachdem die Software auf Ihrem Gerät installiert ist, muss sie mit Ihrem Veranstaltungsportal verknüpft werden. Öffnen Sie dazu die Software entweder über Ihre Desktop-Verknüpfung oder über slidecrew.exe auf Ihrem Laufwerk C.

Sie sollten einen schwarzen Bildschirm mit einem QR-Code und einer 6-stelligen Nummer sehen. Sie können entweder:

  • Scannen Sie den QR-Code, der Sie zum Portal führt, oder
  • Rufen Sie die Geräteseite in Ihrem Portal auf (unter dem Menü "Kern") und klicken Sie auf die rote Schaltfläche "+", um ein Gerät hinzuzufügen.

Geben Sie die 6-stellige Nummer in das Feld "Gerätecode" ein, wählen Sie einen Raum für das Gerät und klicken Sie dann auf "Hinzufügen".

Sobald Ihr Gerät hinzugefügt wurde, können Sie es auf der Seite Geräte oder in der Seitenleiste des Raums bearbeiten.

Zurücksetzen eines Geräts

Sobald das Gerät mit einem Ereignis gekoppelt ist, sollte der Software-Manager die verfügbaren Apps anzeigen, die in verschiedenen Registerkarten sortiert gestartet werden können. oben rechts befindet sich eine Schaltfläche für (Hamburger-Menü-Symbol), um das Einstellungsmenü zu öffnen. Der zweite Punkt von oben im Menü sollte "Gerät zurücksetzen" sein. Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, wird das Gerät vom Ereignis abgekoppelt und der QR-Code-Bildschirm wird wieder geöffnet.

Datei-Veröffentlichung

Slidecrew kann auch eine "Veröffentlichungsseite" für Ihre Veranstaltung erstellen. Dabei handelt es sich um eine statische Seite, die aus den Dateien und Daten Ihrer Veranstaltung generiert wird und die Sitzungen, Präsentationen und Redner Ihrer Veranstaltung auflistet, wobei für jede Sitzung eine PDF-Version der Folien verfügbar ist.

Die Redner müssen ihre ausdrückliche Genehmigung zur Veröffentlichung ihrer Folien erteilen, entweder auf der Seite zum Hochladen von Rednern oder in der App des Redner-Servicecenters.

Dateiverteilung vor Ort

Dateien, die zu Ihrer Veranstaltung hochgeladen wurden, werden in die entsprechenden Räume heruntergeladen, sobald ein Gerät mit einer der Apps zur Dateiverteilung (Techniker-App oder Kiosk-App) eingerichtet wurde.

Sowohl der Techniker als auch der Kiosk überprüfen das Portal in regelmäßigen Abständen auf die für den aktuellen Raum und Tag benötigten Dateien. Wenn es eine Datei gibt, die noch nicht heruntergeladen wurde, aber in diesem Raum benötigt wird, wird sie automatisch in einen gekennzeichneten Ordner auf dem Desktop heruntergeladen.

Die Apps suchen ständig nach neuen Dateien oder neueren Versionen der im Portal für diesen Raum gespeicherten Dateien und laden alle gefundenen herunter.

Das bedeutet, dass die Dateiverteilung automatisch mit neuen oder aktualisierten Dateien Schritt hält, sobald die Apps eingerichtet sind.

Dateiprüfung

Wenn eine Datei zu einem Slidecrew-Ereignis hochgeladen wird, wird sie zunächst als "ungeprüft" markiert und erhält eine gelbe Markierung. Jede Datei wird von unserem Datei-Analyse-Tool gescannt, das einige grundlegende Informationen über die Datei und Probleme, die möglicherweise beachtet werden müssen, liefert. Dies bedeutet nicht, dass die Datei geprüft wurde. Unser Analysetool soll den Benutzern bei der Prüfung ihrer Dateien helfen und nimmt keine Änderungen an den Dateien selbst vor.

Sie können die Ergebnisse der Dateianalyse im Portal einsehen:

  1. Aufrufen der entsprechenden Präsentationsdatei in der Sitzungs- oder Benutzerseitenleiste
  2. Anklicken des Drei-Punkte-Menüs
  3. Wählen Sie in den Optionen "Info anzeigen".

Daraufhin wird ein Popup-Fenster mit den Informationen angezeigt, die je nach Dateityp Folgendes umfassen können:

  • Anzahl der Folien
  • Dauer des Videos
  • Folien mit Medien (Bilder oder Videos)
  • Seitenverhältnis (z. B. 16:9)
  • Eingebettete Links
  • Versteckte Dias
  • Nicht-Standard-Schriften

Slidecrew ist zwar so konzipiert, dass es die Dateiverteilung verwaltet und sogar das Öffnen von Dateien und Diashows auslöst, aber wir haben keinen eingebauten PowerPoint/PDF-Viewer und sind darauf angewiesen, dass auf dem Gerät auch PowerPoint (oder andere erforderliche Software) installiert ist.

Wenn die Schriftart nicht auf dem Gerät installiert ist, wird sie von PowerPoint durch eine Standardschriftart ersetzt und kann die beabsichtigte Formatierung beeinträchtigen. Aus diesem Grund empfehlen wir, im Präsentationsraum und an den Sprecherstationen ein Gerät mit einer ähnlichen Einrichtung zu verwenden.

Wir empfehlen jedem Redner, das Speaker Service Center in Anspruch zu nehmen, um sicherzustellen, dass die von ihm eingereichten Präsentationsdateien im Veranstaltungsraum wie vorgesehen angezeigt werden.

Die Dateiprüfung kann auf 2 Arten erfolgen:

  1. Nutzung der Speaker Service Center App (Self-Check-in-Station vor Ort)
  2. Über das Slidecrew-Portal (Unterstützung vor Ort oder per Fernzugriff durch den Administrator)

Die SSC-App soll den Rednern die Möglichkeit geben, ihre Dateien zu überprüfen und zu bearbeiten sowie neue Dateien vor Ort hochzuladen. Sobald sich ein Redner an der Self-Check-in-Station von seiner Sitzung abgemeldet hat, werden seine Dateien im System als "geprüft" markiert.

Datei-Upload & Speicherung

Dateien können auf 3 Arten hochgeladen werden:

1. Über das Upload-Portal für Redner - Über den Upload-Link in ihrer E-Mail haben die Redner die Möglichkeit, ihre Dateien im Voraus hochzuladen, wo sie sicher in einem Cloud-Speicher abgelegt werden. Dieser Link funktioniert auch während der Veranstaltung, so dass die Redner auch Änderungen in letzter Minute über diese Seite einreichen können.

Sprecher-Upload-Seite

2. Über das Veranstaltungsportal - Organisatoren oder Veranstaltungsmitarbeiter mit Zugang zum Portal können im Namen eines Redners auch Dateien zu einer Präsentation hochladen, indem sie sich im Portal anmelden und die Seitenleiste Sitzung verwenden.

Seitenleiste zum Hochladen von Dateien

3. Verwendung einer Check-in-Station im Lautsprecher-Service-Center vor Ort - Wenn ein Sprecher im Lautsprecher-Service-Center vor Ort eincheckt, kann eine Option für die App aktiviert werden, die das Hochladen neuer Dateien direkt von diesem Gerät aus ermöglicht.

Speaker-Service-Center App

Standardmäßig werden die Dateien vor und während der Veranstaltung sicher im Cloud-Speicher aufbewahrt. Wenn ein Gerät als Slidecrew-Vor-Ort-Server für die Veranstaltung eingerichtet ist, werden die Dateien auch vor Ort gespeichert, wobei sowohl der Cloud-Speicher als auch der lokale Server aktualisiert werden, wenn neue Dateien und Dateiversionen hochgeladen werden.

Hochladen einer neuen Version einer Datei

Wenn eine neue Datei zu einer Präsentation hinzugefügt wird, die denselben Namen wie eine bereits hochgeladene Datei hat, wird die alte Datei "ersetzt". Das bedeutet, dass die ältere Datei ausgeblendet und archiviert, aber nicht aus dem System gelöscht wird, während die neuere Version im Portal angezeigt und in den Veranstaltungsraum heruntergeladen wird.

Also, um eine Datei zu bearbeiten:

  1. Laden Sie die Datei herunter, indem Sie in den Datei-Optionen die Option "Info anzeigen" wählen und dann auf den Dateinamen im Pop-up-Fenster klicken.
  2. Änderungen vornehmen und die Datei speichern, ohne den Dateinamen zu ändern
  3. Laden Sie die Datei erneut in dieselbe Präsentation hoch.

Moderatoren

Im Slidecrew-System ist ein "Moderator" die Person, die eine Sitzung leitet, und kann in der Seitenleiste der Sitzung aus der Liste der Benutzer für die Veranstaltung ausgewählt werden. Die Moderator App wurde entwickelt, um die Moderatoren über die bevorstehenden Präsentationen, Redner und Dateien zu informieren, die sie in ihrer Sitzung erwarten können.

In der E-Mail-Vorlage steht auch ein Moderator-Link zur Verfügung, der ähnlich wie der Link zum Hochladen von Rednern nur die Sitzungen anzeigt, denen der Nutzer zugewiesen wurde. Anstatt jedoch Datei-Uploads zu ermöglichen, zeigt der Moderator-Link die Sprecher- und Präsentationsinformationen für jede der Sitzungen des Moderators an.

Benutzer Seite

Auf der Registerkarte "Benutzer" werden die Konten aller Personen verwaltet, die an der Veranstaltung teilnehmen, sowohl die der Redner als auch die der Mitarbeiter.

Die Seite listet alle Nutzertypen auf und zeigt einige zusätzliche Informationen wie E-Mail, Rolle (bei der Veranstaltung) und Unternehmen. Links von jedem Benutzer befindet sich ein Kontrollkästchen, mit dem mehrere Zeilen ausgewählt werden können, um Massenaktionen zu ermöglichen. Im Moment ist die einzige Massenaktion das Löschen der ausgewählten Einträge, was über das Papierkorbsymbol oben links erfolgt.

Zusätzlich zur Suchleiste in der Kopfzeile des Portals verfügt die Seite "Benutzer" über eine Suchleiste rechts neben dem Titel "Benutzer der Veranstaltung", die die Liste der Benutzer auf der Seite einschränkt, anstatt ein Popup-Fenster mit möglichen Übereinstimmungen zu erstellen.

Wenn Sie auf einen Benutzer klicken, öffnet sich eine Seitenleiste mit allen Informationen zu diesem Benutzer.


Benutzer-Seitenleiste

Oben in der Seitenleiste finden Sie die grundlegenden Informationen, darunter die einzelnen Präsentationen, denen sie zugeordnet sind. Sie können auch die Dateien der einzelnen Präsentationen herunterladen, löschen und Informationen dazu anzeigen.

Oben in der Seitenleiste, rechts neben dem Namen und dem Profilbild des Nutzers, befinden sich zwei Schaltflächen. Das Bleistift- und Papier-Symbol ändert die Seitenleiste, um die grundlegenden Informationen des Nutzers zu bearbeiten, während das Drei-Punkte-Menü je nach Kontext verschiedene Optionen bietet:

  • Zur Warteschlange hinzufügen - fügt den Benutzer in die Warteschlange des Speaker Service Centers ein.
  • Zum Arbeitsplatz hinzufügen - überspringt die Warteschlange und ermöglicht es Ihnen, den Benutzer direkt einem Lautsprecher-Service-Center-Arbeitsplatz zuzuweisen.
  • E-Mail senden - sendet dem Benutzer eine E-Mail von der Seite "E-Mail-Vorlage" mit den für ihn angepassten Tags.
  • Benutzer löschen - löscht den Benutzer aus der Datenbank.

Hinzufügen eines neuen Benutzers

Um auf dieser Seite einen neuen Benutzer hinzuzufügen, klicken Sie auf eine der roten "+"-Schaltflächen. Die eine befindet sich oben rechts auf der Seite, direkt unter der Suchleiste, und die andere unten in der Liste der Benutzer. Derzeit gibt es zwei Arten von Nutzern, die Sie zu der Veranstaltung hinzufügen können:

  • Sprecher - Benötigt keinen Zugang zum Portal, da seine Interaktion mit der Plattform über seine personalisierte(n) E-Mail(s) und über die Apps vor Ort erfolgt.
  • Veranstalter - Es wird nur eine E-Mail-Adresse benötigt, da der Inhaber dieser E-Mail-Adresse Zugang zu der Veranstaltung erhält. Wenn sie noch kein Konto bei Slidecrew haben, erhalten sie eine E-Mail mit der Aufforderung, sich anzumelden, woraufhin sie Zugang zu Ihrer Veranstaltung haben.

Um bei der Erstellung eines Benutzers eine Kontoebene zu wählen, wählen Sie eine Option aus dem Dropdown-Menü direkt unter dem Feld "Familienname". Es gibt zwar noch eine Reihe anderer Optionen, aber derzeit sind nur die oben genannten möglich.

Sitzungen und Präsentationen

Eine Sitzung ist ein Zeitblock, der aufeinanderfolgende Präsentationen innerhalb eines Raums enthält. Die Länge einer Sitzung bestimmt die Gesamtdauer der darin enthaltenen Präsentationen. Wenn also eine Sitzung eine Stunde lang ist und die Präsentationen insgesamt 70 Minuten dauern, wird ein Fehler angezeigt.

Auf der Programmseite werden die Sitzungen als Blöcke angezeigt, wobei die Präsentationen auf der linken Seite farblich gekennzeichnet sind.

Session-Seitenleiste

Um die Seitenleiste einer Sitzung zu öffnen, gehen Sie entweder auf die Programmseite und klicken Sie darauf, oder verwenden Sie das Drei-Punkte-Menü in der Seitenleiste des Raums.

Die Sitzungsdetails wie Raum, Datum, Startzeit, Endzeit und Stil werden oben in der Seitenleiste angezeigt, die Präsentationen für diese Sitzung darunter. Sie können diese Informationen mit dem Stift- und Papiersymbol bearbeiten oder das Drei-Punkte-Menü verwenden, um die Bearbeitung für die Sitzung zu löschen oder zu sperren.

Die Seitenleiste ist der einfachste Weg, um die Präsentationen innerhalb der Sitzung zu verwalten, denn von hier aus können Sie diese verwalten:

  • Präsentationen hinzufügen, bearbeiten oder löschen
  • Fügen Sie über die rote "+"-Schaltfläche im Bereich "Sprecher" Sprecher für eine Präsentation hinzu oder entfernen Sie sie.
  • Hochladen, Löschen oder Anzeigen von Informationen zu den einzelnen Dateien der Präsentation

Konferenzräume

Für die Zwecke einer Slidecrew-Veranstaltung ist ein "Raum" speziell für Räume gedacht, in denen Sitzungen stattfinden, die ein Präsentationsmanagement erfordern. Wenn Sie also entscheiden, wie viele Räume in den Event Creator aufgenommen werden sollen, schließen Sie bitte Foyers, Büros, Räume mit ausschließlich E-Postern oder das Speaker Service Centre nicht mit ein, es sei denn, in diesen Räumen werden auch Redner auftreten, die Präsentationen über unseren Kiosk oder die Techniker-App halten.

Die Registerkarte "Räume" befindet sich unter dem Menü "Kern" und enthält eine Liste aller Räume für Ihre Veranstaltung mit einigen Details:

  • Bestellung
  • Name - Die Bezeichnung, die Sie für diesen Raum auf dem Veranstaltungsprogramm verwenden
  • Elternteil - Wenn ein Zimmer in einem anderen enthalten ist, wird es als sein "Elternteil" betrachtet. Wenn Sie dieses Feld ausfüllen, können Sie vermeiden, dass ein Eltern- und ein Kindzimmer doppelt gebucht werden.
  • Zimmer-Typ - Gibt an, ob der Raum nur für Teilnehmer vor Ort, nur für Teilnehmer aus der Ferne oder für eine Mischung aus beidem bestimmt ist. Derzeit ist dies alles, was die Option kann, aber wenn mehr Hybrid- und Remote-Funktionen in Slidecrew eingebaut werden, wird die Funktionalität erweitert.
  • Bemerkungen - Informationen über den Raum, die das Personal und die Administratoren zur Kenntnis nehmen können.
  • Stil - Die Farben und Bilder, die zur Kennzeichnung der Geräte für diesen Raum verwendet werden, werden aus den Optionen ausgewählt, die auf der Seite "Stile" erstellt wurden.
  • Geräte - Zählt die Anzahl der Geräte, die diesem Raum zugeordnet sind.

Räume Seitenleiste

Wenn Sie auf einen der Einträge klicken, wird eine Seitenleiste für diesen Raum geöffnet, die dieselben Informationen wie oben auflistet, aber auch Sitzungs- und Gerätemanager für diesen Raum enthält.

Verwenden Sie das Bleistift- und Papiersymbol in der Seitenleiste, um die Raumdetails zu bearbeiten, und das Drei-Punkte-Menü, um den Raum zu löschen oder die Bearbeitung zu sperren.

Dieselbe Seitenleiste ist auf der Programmseite zugänglich, indem Sie auf den Raumnamen oben in der Spalte klicken.

Programm Seite

Die Programmseite ist ein interaktiver Zeitplan, der die Sitzungen, Präsentationen und Räume für Ihre Veranstaltung anzeigt.

Oben auf der Seite befindet sich eine Auswahlmöglichkeit für den Veranstaltungstag, wobei jeder Tag eine eigene Registerkarte hat.

Darunter stellen die Spalten des Programmbereichs jeweils einen Raum dar und enthalten sowohl den Raumnamen als auch die Anzahl der mit diesem Raum gekoppelten Geräte. Wenn Sie auf einen Raumtitel klicken, öffnet sich die Seitenleiste mit Optionen für diesen Raum, wo Sie Details wie den Stil oder den Raumnamen bearbeiten und Geräte oder Sitzungen verwalten können.

Um von diesem Bildschirm aus einen neuen Raum hinzuzufügen, klicken Sie auf den vertikalen Balken mit dem "+" auf der rechten Seite des Programms.

Sitzungen sind die Zeitblöcke, die jeder Raumspalte hinzugefügt werden und je nach Dauer unterschiedlich groß sind. Jeder Sitzungsblock hat:

  • Der Name der Sitzung
  • Die Anzahl der Präsentationen innerhalb der Sitzung
  • Die Anzahl der für diese Sitzung hochgeladenen Dateien.

Bewegen Sie den Mauszeiger über einen Sitzungsblock, um weitere Details zu sehen, z. B:

  • Präsentationen für diese Sitzung
  • Die Anfangszeit für jede Präsentation
  • Redner für jede Präsentation

Auf der linken Seite jedes Sitzungsblocks befindet sich ein visueller Hinweis auf die Präsentationen in Form von farblich gekennzeichneten Blöcken. Jeder Block steht für eine Präsentation, die Länge des Blocks gibt an, welcher Anteil der Sitzungsdauer für diese Sitzung vorgesehen ist, und die Farbe des Blocks zeigt den Zustand der Dateien für diese Präsentation an.

Rechts von der Datumsüberschrift befindet sich eine Legende, die die Bedeutung der Farbkodierung der Präsentation erläutert:

  • Grau (zurückgezogen) - Die Präsentation wurde zurückgezogen, aber nicht aus dem System gelöscht.
  • Blau (keine Präsentationen) - Der Sitzung sind noch keine Präsentationen hinzugefügt worden.
  • Rot (keine Dateien) - Wir erwarten, dass Dateien für diese Präsentation hochgeladen werden, aber es wurden noch keine hinzugefügt.
  • Gelb (nicht angekreuzt) - Die Dateien wurden in die Präsentation hochgeladen, aber noch nicht im Speaker Service Centre (SSC) geprüft.
  • Grün (angekreuzt) - Mindestens eine zu dieser Präsentation hochgeladene Datei wurde im SSC als geprüft markiert, oder der Präsentationstyp wurde auf "keine Dateien" gesetzt.