Típico Flujo de trabajo
El software de gestión de presentaciones Slidecrew garantiza que los archivos de las presentaciones de los ponentes estén disponibles en la sala adecuada, en el momento oportuno. La plataforma agiliza la recogida, comprobación y distribución de archivos de presentación (diapositivas, pósteres o vídeo) para conferencias de cualquier tamaño.
Para los organizadores, también crea una visión clara de las presentaciones, y automatiza varias tareas e incluye señalización Ditigal y otras pantallas que se actualizan en tiempo real.
Este paso a paso debería proporcionar una guía completa de cada una de las funciones de Slidecrew, aunque dependiendo del paquete adquirido y de las necesidades del evento, puede que no todas sean necesarias.
Organicemos su
Programa de la Conferencia
El portal es el corazón de cualquier evento Slidecrew, es desde donde se guarda y gestiona la lista de ponentes, la información del lugar y el contenido del evento, así como donde se cargarán todos los archivos.
Se crea un portal específico para cada evento, desde el que los organizadores pueden seguir el progreso de las cargas de ponentes previas al evento, supervisar los registros en el Centro de atención a ponentes, obtener una visión general del progreso de su evento de un vistazo y realizar cambios en la programación que se actualizan en tiempo real.
Como nuestro software se basa principalmente en la nube, tenemos mucho cuidado para garantizar que siga siendo seguro y que cumpla con la GDPR. Para obtener más información, consulte nuestra Condiciones generales de tratamiento de datos.
Importar Datos del evento
Para rellenar el portal con información sobre el lugar de celebración, las sesiones, los presidentes y los ponentes, será necesario importarla. Afortunadamente, hay varias maneras de hacerlo.
Muchos organizadores de eventos tienen un sistema de registro de eventos que ya contiene el programa y los datos de los ponentes. Podemos importarlos fácilmente a nuestro sistema mediante una interfaz API preconfigurada. Actualmente, admitimos lo siguiente:
Alternativamente, es bastante sencillo importar datos de exportaciones en formato estándar:
Marca y Etiqueta blanca
Muchos organizadores de eventos tienen un sistema de registro de eventos que ya contiene el programa y los datos de los ponentes. Podemos importarlos fácilmente a nuestro sistema mediante una interfaz API preconfigurada. Actualmente, admitimos lo siguiente:
Estilo
En su portal de eventos, bajo el menú "Core" se encuentra la página Estilos, donde puede crear y gestionar la marca de su evento y patrocinador.
Cada "estilo" que crees se compone de una imagen de fondo y un logotipo, que normalmente aparecerán en la parte superior izquierda de las pantallas a las que se asigne ese estilo. A medida que subas imágenes, la vista previa del estilo se actualizará, para darte una idea del resultado final.
Puedes encontrar una guía clic a clic para añadir y editar estilos aquí.
Mostrar marca
El estilo puede aplicarse a todo el evento o a cada sesión. Esta flexibilidad permite que su evento tenga un aspecto uniforme y coherente en todo momento, o bien crear experiencias más personalizadas para patrocinadores o sesiones importantes.
Sesiones patrocinadas
Una vez configurados el contenido, el color y los diseños personalizables, puede programar fácilmente la exposición de cada patrocinador por sesión o día para que se muestre automáticamente.
Etiquetado en blanco
En Slidecrew queremos ayudarte a aumentar la visibilidad de tu marca, y nuestras opciones de marca blanca están diseñadas para ello.
Si decide optar por la etiqueta blanca para su evento, podemos ofrecerle los siguientes servicios:
- Cambio de logotipo: sustituye el icono del sitio web de Slidecrew en el portal del evento por otro de tu elección.
- Nombres de dominio personalizados: Por defecto, los portales de eventos son [nombre].slidecrew.com (.com puede cambiar dependiendo de su región). Sin embargo, con la etiqueta blanca, esto cambia para excluir "slidecrew" del nombre, por ejemplo, [nombre].[empresa].com.
- Reestructuración HTML/CSSPodemos cambiar los colores de los botones, los bordes, los colores de las fuentes, el tamaño de las fuentes y mucho más para adaptarnos a sus especificaciones.
- Eliminar todas las referencias y enlaces a Slidecrew.
Información Muestra
La señalización digital de Slidecrew es fácil de configurar, utiliza marcas personalizables y, lo que es más importante, se actualiza automáticamente a medida que avanza el evento, o con cualquier cambio de última hora en el programa.
Todas las pantallas y aplicaciones utilizadas en su evento Slidecrew están vinculadas a su programa de eventos en el portal, por ejemplo, cambios de nombre, cancelaciones o cambios de orden de presentación realizados en su programa de eventos se actualizarán en cualquier pantalla de información en tiempo real.
Algunas pantallas también interactúan con las aplicaciones de las sedes (quiosco y técnico). Para obtener más información al respecto, consulte la sección Distribución de archivos in situ y aplicaciones para sedes.
Envío de Personalizado Correos electrónicos a los ponentes
Slidecrew permite a los ponentes cargar sus presentaciones con antelación, mediante un portal de carga de ponentes, que se envía a los presentadores como enlaces en correos electrónicos personalizados.
Plantilla de correo electrónico
En el portal de eventos, en el menú "Sistema" se encuentra la página Plantillas de correo electrónico.
Aquí encontrará una plantilla totalmente personalizable para el correo electrónico de carga de ponentes, junto con una vista previa de lo que los ponentes verán en su bandeja de entrada.
El contenido del correo electrónico depende de los organizadores, siempre que se incluyan los enlaces de carga. Aunque a menudo trabajamos con los organizadores para crear una invitación acogedora, informativa y profesional para subir a los ponentes.
El correo masivo
El contenido del correo electrónico depende de los organizadores, siempre que se incluyan los enlaces de carga. Aunque a menudo trabajamos con los organizadores para crear una invitación acogedora, informativa y profesional para subir a los ponentes.
Altavoz Cargar
Los enlaces de carga en cada uno de los correos electrónicos enviados a los ponentes les llevan a una página de carga de ponentes fácil de usar, que incluye: un espacio de arrastrar y soltar sólo para sus presentaciones, opciones para permitir/no permitir la publicación y un formulario de acuerdo del ponente para rellenar antes de cargar.
La página de carga de ponentes utiliza un estilo seleccionado por el organizador, de modo que los presentadores pueden estar seguros con la marca de que han sido enviados al lugar correcto.
Los ponentes sólo recibirán enlaces a sus presentaciones, y cada enlace irá acompañado del nombre de la sesión y de la presentación, para evitar confusiones.
En la página de carga hay un espacio para arrastrar y soltar, pero también un botón para examinar y seleccionar los archivos de la presentación, lo que permite al ponente elegir el método con el que se siente más cómodo, y se pueden cargar varios archivos al mismo tiempo.
Una vez que se carga un archivo, nuestra herramienta de escaneado lo comprueba para detectar errores de formato comunes. Para obtener más información al respecto, consulte la sección "Herramienta de escaneado y comprobación de archivos" en el Portal de eventos para organizadores.
Los archivos se suben a uno de los servidores que tenemos repartidos por todo el mundo. Los organizadores pueden establecer en el portal límites en cuanto al tipo y tamaño de los archivos, en la pestaña Seguridad de la página Opciones generales, dentro del menú "Sistema".
Slidecrew admite los formatos de archivo más comunes:
Si un presentador desea proporcionar una versión más reciente de su presentación, puede hacerlo cargando un archivo con el mismo nombre. Nuestro sistema utilizará la versión más reciente, manteniendo la anterior archivada, pero no eliminada, como copia de seguridad.
También es posible que los organizadores o el personal de Slidecrew carguen directamente desde el portal web en nombre del orador, si tienen dificultades técnicas.
Portal de eventos para Organizadores
Para los organizadores, el portal de eventos no sólo es una valiosa fuente de información en directo sobre el progreso de su evento, sino también una forma rápida de hacer cambios sobre la marcha y que éstos se reflejen en tiempo real.
A lo largo de todo el proceso del evento, podemos mantener a los organizadores al día con una amplia gama de estadísticas, disponibles en el portal web. Slidecrew mantiene el acceso a la información del sistema en todo momento para garantizar que nuestro personal pueda ayudar con cualquier cuestión técnica, y nuestro sistema realiza un seguimiento de todos los inicios de sesión, ediciones y eliminaciones.
Slidecrew ha desarrollado un algoritmo que comprueba automáticamente los archivos cargados en busca de errores comunes de archivo y carga, y muestra los resultados así como cualquier error encontrado, minimizando el riesgo de archivos defectuosos durante las presentaciones.
Actualmente comprueba lo siguiente:
- Fuentes - Fuentes que no son estándar en todos los dispositivos y que potencialmente no están instaladas en la presentación.
- Imágenes de gran tamaño - Las imágenes de gran tamaño pueden ralentizar la presentación y provocar fallos de animación durante las presentaciones.
- Localización de vídeos: comprueba si una presentación tiene vídeos y en qué diapositiva.
- Tipo de archivo de vídeo: los vídeos identificados se pueden convertir a MP4 para evitar problemas de reproducción durante las presentaciones.
- Vídeo/Audio: los archivos de vídeo y audio marcados se comprueban para garantizar que el audio está presente y es compatible.
- Vinculados externamente (archivos) - La exploración comprobará si hay archivos vinculados externamente. asegurándose de que se descubren los archivos de vídeo que faltan, y también se detectan posibles problemas de seguridad dentro de PowerPoint.
- Diapositivas ocultas - El escáner de archivos informará si alguna diapositiva está oculta.
- Relación de aspecto - Se comprueba que la relación de aspecto de todos los archivos es compatible con la configuración de la sala.
Los posibles problemas, así como el lugar en el que están incrustados los archivos de vídeo y audio, se marcan y son visibles cuando se comprueba la presentación en el centro de servicio de ponentes (CSE), así como en la aplicación para técnicos. Esto ayuda al personal del CSE a centrarse en las posibles áreas problemáticas y permite al personal in situ realizar un mejor seguimiento de las posibles necesidades de asistencia técnica.
El software de comprobación de archivos ha sido diseñado para comprobar:
Servicio de altavoces Centro
Durante el evento, nuestro Speaker Service Centre (SSC, también llamado Speaker Ready Room o Slide Preview Center) ofrece a los organizadores una forma cómoda de facilitar a los ponentes el registro de entrada y proporcionar, actualizar o simplemente confirmar sus archivos de presentación antes de sus sesiones.
El flujo de trabajo típico para grandes eventos con muchos presentadores es:
- Los ponentes son recibidos por un miembro del personal con acceso al portal, desde el cual el miembro del personal puede añadir al ponente a la cola.
- La pantalla de la cola de SSC, situada normalmente en una zona de espera, mostrará en qué posición de la cola se encuentra cada presentador y a quién se envía a cada "estación". Si el presentador desea utilizar una estación de autoservicio, se le asignará la siguiente disponible. Una vez que haya terminado y cerrado su sesión, la estación quedará disponible para el siguiente presentador.
- Si un presentador desea ayuda, necesita modificar sus datos personales o sus expedientes son complicados, se le puede asignar un puesto asistido por personal, en el que otro miembro del personal con acceso al portal revisará sus expedientes con él y le ayudará a comprobarlos, cargarlos o actualizarlos.
Es posible que los eventos de menor envergadura no necesiten una configuración tan compleja y que baste con disponer de algunos miembros del personal con acceso al portal para ayudar a comprobar los archivos.
Recomendamos que los ordenadores utilizados en el CSC sean similares a los utilizados en las salas de presentación, de este modo los archivos que se comprueben en estas máquinas no tendrán problemas de compatibilidad a la hora de presentar.
Slidecrew gestiona los archivos de presentación, pero no utiliza su propio software para abrirlos. Su presentación de diapositivas de PowerPoint seguirá requiriendo que PowerPoint esté instalado en la máquina para ejecutarse.
Distribución de archivos in situ
& Venue Apps
Nuestras aplicaciones descargan y mantienen actualizados todos los archivos de presentación de la sala para ese día, proporcionan información y facilitan al ponente y a los técnicos una interfaz fácil de usar de principio a fin.
Los moderadores también tienen acceso a una pantalla de presidencia en la que se enumeran las presentaciones y los datos de los ponentes de sus sesiones, además de dar acceso a las versiones en PDF de los archivos de presentación, para acceder rápidamente a la información.
- Patrocinadores
- Visualización de horarios
- Aplicación de quiosco
- Pantalla de nombres
- Temporizador automático
- Moderador App
Instalación
La instalación del hardware necesario, la interconexión con los sistemas audiovisuales (proyección y sonido) y el establecimiento de la red no son más complejos que en cualquier otro evento. Sin embargo, una vez en funcionamiento, los archivos de la presentación se transfieren automáticamente a los dispositivos de presentación de la sala.
De este modo, aunque nuestra solución se basa principalmente en la nube, cualquier caída en la conectividad de la red no interrumpirá las presentaciones. Slidecrew utiliza las aplicaciones nativas del ordenador para ejecutar las presentaciones (PowerPoint, Keynote, VLC, Adobe Acrobat, etc.).
Nuestras Venue Apps siempre comprobarán si hay nuevas versiones de los archivos de presentación y cualquier cambio en la programación. También cuentan con un actualizador integrado, que buscará nuevas versiones del software Slidecrew en el momento de la apertura (pero no lo hará durante un evento, para evitar interrupciones).
Para el ordenador de la sala, ofrecemos dos herramientas de software diferentes: una versión autónoma, el Kiosco (para salas de descanso y subsesiones) y una versión para técnicos (para salas con un técnico).
ePoster presentaciones
Enviar pósters digitales es muy fácil. Para los presentadores eposter, el proceso es el mismo que para cualquier otro presentador; simplemente tienen que ir a la página de carga y arrastrar y soltar su archivo (para más información, consulte la sección Carga de ponentes).
Una vez cargados, los archivos de los pósteres se convierten en una imagen de alta resolución y están disponibles en cuestión de segundos en cualquier pantalla que muestre los pósteres de esa sesión.
Como el convertidor crea una sola imagen a partir de un archivo PowerPoint, recomendamos a los remitentes que se limiten a un PowerPoint de una sola página al cargarlo. Disponemos de plantillas de póster E que pueden incluirse en el correo electrónico masivo con directrices y prácticas recomendadas para los remitentes, que pueden personalizarse para adaptarlas mejor a su evento.
Mediateca & Edición
Las presentaciones grabadas, los pósteres electrónicos y las versiones en PDF de los archivos de las presentaciones pueden publicarse (con el permiso del ponente) en el sitio web del evento o en la biblioteca multimedia de Slidecrew. Navegar por los contenidos tras el evento es muy sencillo.
Ofrezca a sus asistentes acceso en línea a las presentaciones, pósters electrónicos y sesiones grabadas mediante el módulo de mediateca. Los asistentes pueden ver el contenido del evento a su antojo una vez finalizado éste, o incluso después de que se haya presentado una sesión.
Nuestro sistema es capaz de publicar archivos PDF de las presentaciones a medida que éstas finalizan, mientras que nuestros análisis le permiten hacer un seguimiento de qué presentaciones, pósters electrónicos o sesiones grabadas se ven y qué temas son más populares.
Presentación editorial
Después del evento, puede que quieras exportar todas las presentaciones a PDF. Podemos hacerlo automáticamente para todas las presentaciones y ponerlas en línea para facilitar el acceso.
Ofrecemos un módulo que puede integrarse en el sitio web de su evento, adaptándose a su diseño. Puede elegir que las diapositivas estén disponibles automáticamente después de cada presentación (si el presentador ha dado su permiso), y si tiene varios eventos, es fácil combinarlos todos juntos en su propia biblioteca de eventos. Para facilitar la navegación, disponemos de una función de búsqueda que indexa los títulos de las presentaciones y los nombres de los ponentes.
Publicación de carteles electrónicos
Ofrezca a los asistentes en línea acceso a los pósteres electrónicos durante y después del evento, utilizando el visor de pósteres electrónicos Slidecrew integrado en el sitio web de su evento.
Si tiene varios eventos, los contenidos pueden combinarse en una única biblioteca con una función de búsqueda integrada por título de presentación o nombre de ponente.
Sesiones grabadas
Las sesiones y presentaciones grabadas pueden publicarse en línea en Vimeo o a través del módulo de mediateca.
Si tiene varios eventos, los contenidos pueden combinarse en una única biblioteca con una función integrada de búsqueda por título de la presentación y nombre del ponente.