Flux de travail typique Workflow
Notre logiciel de gestion des présentations garantit que les fichiers de présentation d’un intervenant sont prêts pour lui dans la bonne salle, au bon moment.
La plateforme simplifie le processus de collecte, de vérification et de distribution automatique des fichiers (diapositives, vidéos ou affiches) pour des conférences de toute taille.
Le portail de l’événement fournit également une vue d’ensemble complète de l’état de l’événement et du processus de gestion des fichiers. Plusieurs tâches sont également automatisées, y compris la signalisation, les affichages et les applications qui se mettent à jour en temps réel avec les changements de programme.
Le flux de travail que nous vous présenterons sur cette page fournit un guide pour chacune des fonctionnalités de Slidecrew. Cependant, en fonction de la taille de votre événement et de vos besoins spécifiques, toutes ne s’appliqueront peut-être pas.
Étape par étape
Créez votre portail d’événement et commencez à organiser votre Programme de Conférence
Commencer un nouveau portail d’événement avec Slidecrew est simple. Avec notre assistant de création d’événement facile à utiliser, vous serez guidé à travers un processus en sept étapes, configurant toutes les fonctionnalités dont vous aurez besoin pour votre congrès.
Importez vos données d’événement
Il y a 3 façons d’intégrer les informations du programme dans votre portail Slidecrew:
Saisir les données manuellement, non recommandé pour les événements de grande taille.
Notre outil d’importation utilise une feuille de calcul de vos données d’événement pour remplir l’agenda.
Une connexion API à Slidecrew est disponible et peut être configurée pour des mises à jour ponctuelles ou continues.
Une fois l’importation terminée, votre page de programme sera remplie de sessions, de présentations, d’intervenants et de modérateurs.
Style de l’événement & Emails en marque blanche
Slidecrew offre plusieurs options de branding, rendant chaque événement avec nous unique.
Style : Chaque « style » est un ensemble de couleurs et d’images utilisées pour changer l’apparence de nos applications afin de s’adapter au branding de votre événement. Chaque portail peut en avoir autant que nécessaire pour personnaliser votre événement.
Branding des affichages : Les styles peuvent être appliqués à l’ensemble de l’événement ou par salle, session ou appareil. Tous les affichages et applications destinés aux clients peuvent être stylisés, y compris la signalisation des salles, les écrans de minuterie et d’autres applications.
Sessions sponsorisées : L’exposition de chaque sponsor peut être programmée et chronométrée automatiquement par session ou par jour et gérée facilement via votre portail d’événement.
Marque blanche : Bien que les styles soient déjà inclus dans chaque événement, une personnalisation supplémentaire est possible avec nos options de marque blanche. Par exemple, des adresses d’envoi personnalisées pour les emails de téléchargement des intervenants.
Envoyez des Emails personnalisés
aux intervenants
En utilisant notre fonctionnalité de campagne email, vous pouvez envoyer des emails personnalisés à vos intervenants, avec un lien unique leur permettant de télécharger les fichiers de présentation à l’avance.
Le modèle d’email : Un modèle d’email entièrement personnalisable, incluant des balises pour appliquer les informations des intervenants et de l’événement, est disponible dans votre portail d’événement, avec un aperçu à côté. Envoyez des emails de test à vous-même ou visualisez un aperçu de l’email d’un intervenant spécifique sur sa page utilisateur.
L’email de masse : Vous pouvez créer plusieurs emails de masse pour votre événement, invitant les intervenants à télécharger, envoyant des emails de rappel ou fournissant aux modérateurs des informations sur leurs sessions, nous avons une variété de filtres personnalisés disponibles.
Téléchargement des Intervenants
Les emails de masse doivent inclure la balise {uploadlink}, qui crée un lien vers la page de téléchargement unique de l’intervenant.
Il s’agit d’une page web avec quelques informations de base sur l’événement, le branding de l’événement de votre choix et chacune des présentations auxquelles cet intervenant est affecté. Chacun des blocs de présentation inclut des informations sur la présentation, ainsi qu’une zone de glisser-déposer pour télécharger les fichiers de présentation.
Chaque intervenant ne peut voir que ses présentations et peut définir les autorisations de publication pour tout fichier qu’il télécharge, pour les événements où la publication est activée. Si un formulaire a été créé pour cet intervenant ou cette présentation, il y aura une invite pour le compléter avant de pouvoir télécharger des fichiers.
Centre de service des intervenants Service Centre
Notre configuration du Centre de service des intervenants (SSC), parfois également appelée Salle de préparation des intervenants ou Centre de prévisualisation des intervenants, facilite la gestion des intervenants sur site et la vérification des fichiers pour votre événement. L’application SSC utilise une interface simple permettant aux intervenants de consulter leurs fichiers, de les vérifier, de les éditer ou de télécharger de nouvelles versions avant leur session.
Notre outil d’analyse de fichiers vérifie également tous les fichiers téléchargés pour détecter d’éventuels problèmes, créant un « rapport » sur chaque fichier. Par exemple, des diapositives avec de grandes images, des polices non standard ou des vidéos utilisant un format inhabituel qui pourraient ne pas se lire comme prévu. Les orateurs seront également invités à remplir tous les formulaires pour leurs présentations et peuvent appuyer sur le bouton « aide » pour demander l’assistance du personnel.
Gestion de la file d’attente SSC : Le système de file d’attente SSC est géré depuis votre portail d’événements et peut être affiché sur une application « Écran de file d’attente » afin que les orateurs sachent à quelle station se rendre et où ils en sont dans la file d’attente.
Station en libre-service : Un appareil exécutant l’application SSC peut être configuré pour appeler le prochain orateur de la file d’attente, une fois que l’orateur précédent a terminé sa session. De cette manière, les orateurs qui n’ont pas besoin d’assistance du personnel ont une option en libre-service à leur disposition.
Enregistrement assisté par le personnel : L’application SSC peut également être configurée pour n’autoriser que les orateurs assignés manuellement depuis le portail de l’événement. Cela est généralement utilisé pour les stations où les orateurs peuvent avoir besoin d’assistance ou avoir de nombreux fichiers à traiter.
Distribution de fichiers sur site
& Applications de lieu
Nos applications pour techniciens et kiosques téléchargent automatiquement et maintiennent à jour tous les fichiers de présentation nécessaires pour leur salle et leur journée assignées.
Les interfaces de ces applications que les orateurs et les techniciens utilisent pour démarrer les présentations fournissent également plus d’informations sur le programme de la journée, y compris les sessions, les présentations, les modérateurs, les orateurs et les horaires.
Les modérateurs et les présidents de session ont également accès aux informations du programme, ainsi qu’aux aperçus PDF des fichiers de présentation, via les applications de modérateur.
Bibliothèque multimédia & Publication
Parcourir le contenu après l’événement est facile. Les présentations enregistrées, les affiches électroniques et les versions PDF des fichiers de présentation sont automatiquement mises à disposition (avec l’autorisation de l’orateur) sur la page de publication de votre événement, si vous choisissez d’activer cette fonctionnalité.
Publication des présentations : Les orateurs peuvent autoriser ou interdire la publication de chaque fichier qu’ils téléchargent sur la page de téléchargement des orateurs ainsi que sur l’application SSC. Ce consentement est pris en compte lors de la population de la page de publication, et seuls les fichiers explicitement autorisés seront visibles en tant que PDF.
Sessions enregistrées : Si des enregistrements sont disponibles pour votre événement, ceux-ci peuvent également être intégrés à votre page de publications, afin que les utilisateurs puissent consulter tout le contenu post-événement dans une seule zone, en utilisant la même interface familière et la même fonctionnalité de recherche.
Publication d’affiches électroniques : Les affiches peuvent également être mises à disposition sur la page de publications après l’événement, avec les mêmes restrictions de permission que tout autre fichier de présentation.
Découvrez les tarifs clairs de Slidecrew !
Choisissez le bon forfait pour les besoins de votre événement. Pas de frais cachés. Générez votre devis d’événement en 2 minutes.